岡山大学Microsoft 365 FAQ: Teamsを利用して会議を開催したい

3. Microsoft Teams

3.13. Teamsを利用して会議を開催したい

会議の種類

Teamsの会議には次のようにいくつもの種類があり、それぞれ作成・開始方法が異なります。

即席の会議
- チャネル内での即席の会議
- チャネル外での即席の会議
- チャット相手との即席のビデオ通話・音声通話
スケジュールされた会議
- チャネル内でのスケジュールされた会議
- チャネル外でのスケジュールされた会議
- チャット相手とのスケジュールされた会議
ウェビナー
ライブイベント

チャネル内での即席の会議

開始: チャネル画面右上の「会議」またはドロップダウンメニューの「今すぐ会議」をクリックすると、会議が即座に開始されます。

参加: チャネルの投稿画面で会議のスレッドが作成され、「参加」ボタンが表示されるので、これをクリックすると参加できます。

「開始したチャネル会議に参加できないユーザがいる」もご参照ください。

参加者を指定した即席の会議

開始: 「カレンダー」画面右上の「今すぐ会議」により、自分だけが参加している「会議を開始」できます。このとき「共有リンクを取得する」をしておくか、会議の開始直後または「招待を共有」により「会議のリンクをコピー」やメール作成アプリの起動により、会議に参加するためのリンクを目的のユーザに送付して参加してもらうことができます。

参加: メールやチャット等で共有されたリンクをクリックすることにより参加できます。リンクを知っていれば組織内のユーザは誰でも参加できます。

チャット相手との即席のビデオ通話・音声通話

開始: チャット画面右上の「ビデオ通話」または「音声通話」のアイコンをクリックすると、それぞれ即座に開始されます。

参加: チャット相手には呼出しのポップアップが表示され、ビデオ通話・音声通話・着信拒否の選択ができます。

チャネル内でのスケジュールされた会議

作成: チャネル画面右上のドロップダウンメニューの「会議をスケジュール」をクリックすると、「新しい会議」の作成画面となります。会議タイトル、日時を設定して「送信」すると、会議の予定が作成されます。

チャネルのメンバーのみが出席者であれば、「出席者」は特に指定する必要はありません。「出席者」を指定すると「送信」時に招待メールが送付されます。学外のユーザも招待メールのリンクをクリックしてゲストとして会議に参加可能です。「学外者は利用できないか」の「会議のみへの参加」の項をご参照ください。本学では、@okayama-u.ac.jp および @s.okayama-u.ac.jp のアドレスをもつ出席者への自動メール連絡が確実にできない可能性があるのでご注意ください。

必須出席者と任意出席者は、「スケジュールアシスタント」で前者のスケジュールの空きが優先される以外は同じです。多数のユーザが「カレンダー」でスケジュール管理をしていることが前提となります。

チャネル内の会話の「返信」として会議を作成するには、「返信」を選択し入力覧下部にある「会議をスケジュール」アイコンをクリックして、上と同様に作成してください。

開始: チャネルの投稿画面に、新規投稿または既存スレッドの返信として会議タイトルや日時が表示されます。これをクリックすると会議の編集画面になり、右上の「参加」をクリックすると、会議が開始されます。会議はカレンダーに登録されるので、カレンダーからも開始可能です。

参加: 会議開始時にポップアップ通知が表示されます。また、会議が含まれているスレッドの先頭に「参加」ボタンが作成されるので、チャネルの画面を開いていれば会議の開始がわかり、すぐに参加可能です。

チャネル外でのスケジュールされた会議

作成: 「カレンダー」を開き、目的の日時をクリックまたはドラッグするか、右上の「+新しい会議」またはドロップダウンメニューの「会議のスケジュール設定」をクリックすると、「新しい会議」の作成画面となります。会議タイトル、日時を設定して「保存」または「送信」すると、会議の予定が作成されます。「出席者」については「チャネル内でのスケジュールされた会議」の場合と同じです。「チャネルを追加」で特定のチャネルを指定すると、「チャネル内でのスケジュールされた会議」と同じになります。

開始: 「カレンダー」にある目的の会議をクリックしたポップアップ内や編集画面内に「参加」ボタンがあるので、これをクリックすると会議が開始されます。予定開始時刻の5分前から終了時刻までは「カレンダー」内でも会議に「参加」ボタンが表示されます。

参加: 本学では学生には「カレンダー」機能が有効化されていないので、スケジュールされた会議の存在もわからず、招待メールも受けとれません。会議開始時のポップアップ通知は見逃す可能性が高いと考えられます。したがって、会議の参加予定者（学生）により確実に参加してもらうには、会議に参加するためのリンクをコピーして、チャットやメールで共有しておく必要があります。ただし、デフォルトではこのリンクを知っていると誰でも会議に参加できてしまうので、会議作成後にオプションを適切に設定する必要があります。

チャット相手とのスケジュールされた会議

作成: チャット画面下部の「会議をスケジュール」アイコンをクリックすると、チャットメンバーが必須出席者としてデフォルト設定された「新しい会議」の作成画面になります。あとはすべて「チャネル外でのスケジュールされた会議」と同じです。

ウェビナー

ウェビナーは、発表者と出席者が明確に分かれた会議で、デフォルトで組織外のユーザも出席できます。出席希望者の登録を自動で受け付け、出席に必要な情報が自動でメール返信されます（岡大で @okayama-u.ac.jp 宛に正しく送信できるかは未確認）。一般の出席者はデフォルトで音声やビデオを共有できませんが、質問時などに開催者や発表者が個別に許可することができます。

詳細は下記参考リンクを参照してください。

ライブイベント

ライブイベントは大規模なストリーミングイベントで、サインインを求めない設定にすれば組織外のユーザもリンクをクリックするだけで参加可能です。Teamsのライブイベントは、Streamのものとは異なってエンコーダを必要とせず、PCのカメラ入力や他の発表者の共有画面をTeams内で切り替えて配信できます。一般の出席者は音声やビデオを共有できず、テキストチャットでQ&A等を行います。ストリーミング配信には数十秒から1分程度の遅延があります。