岡山大学Microsoft 365 FAQ

Teamsを用いた共有

チームとして作成したMicrosoft 365グループで共有する場合、および特定の（一人または複数の）ユーザと共有する場合、Teamsで共有の操作をするのが手軽で、同時に共有したことも連絡できるので便利です。

チーム内での共有

チームの特定のチャネルでファイル（のコピー）を「📎」等により添付して投稿したり、チャネルの「ファイル」タブにファイルをアップロードすると、SharePointサイトのドキュメントライブラリにあるそのチャネル用のフォルダにファイルが格納されます。後者はチャネルには表示されませんので、必要であれば別途共有したことを連絡してください。「ファイル」タブ内ではフォルダの移動およびフォルダの新規作成も可能です。「📎」での添付時に、「コンピューターからアップロード」ではなく「チームとチャネルを参照」や「OneDrive」を選ぶと、SharePointサイトのドキュメントライブラリのファイルやOneDrive内のファイルを選択でき、さらにコピーを作成するか単にリンクを投稿するかを選択できます。ドラッグ&ドロップでファイルを添付した場合は、一律に「コンピューターからアップロード」となります。

ドキュメントライブラリ内のファイルはデフォルトでチームメンバーに編集権限が与えられます。権限を変更したい場合は、目的のファイルやフォルダの「⋯」→「アクセス許可の管理」により、メンバーの編集の可否、他グループメンバーや他ユーザへのアクセス許可追加などが可能です。さらに詳細な権限の調整をしたい場合は、「ファイル」タブ→上部の「⋯」→「SharePointで開く」によりブラウザでSharePointを開き、この中で操作する必要があります。

SharePointサイトのドキュメントライブラリに格納されたファイルは、アップロードしたユーザがアカウントを失っても、そのサイト（グループ/チーム）が削除されるまで保持されます。

特定のユーザとの共有

特定のユーザ（またはユーザ群）とTeams内でチャットを開始すると、そのチャットでファイル（のコピー）を「📎」等により添付してメッセージを送信すると、共有開始したユーザごとのOneDrive内の「Microsoft Teams チャット ファイル」フォルダに格納され、チャット相手に限定して編集権限が与えられます。既にOneDrive内にあるファイルのリンクを送信することも選択できます。

OneDriveのドキュメントライブラリに格納されたファイルは、そのライブラリを所有するユーザがアカウントを失うと削除されます。

URLを用いた共有

ファイルやフォルダの共有ボタン、または「⋯」→「共有」、「⋯」→「リンクをコピー」の各画面の「コピー」ボタンにより、リンクを知っている人なら誰でもそのリンクに付与された権限の操作を実施できるURLが得られます。このリンクが対象外のユーザに知られないように注意するとともに、知られうるという前提でリンクを使用してください。

「コピー」ボタンの左側にあるリンクの権限をクリックすると、「リンクの設定」画面となり、そのリンクに付与する権限として、編集、表示、ダウンロード禁止を選択でき、またリンクの使用者の範囲を制限できます。作成されたリンクの一覧は「⋯」→「アクセス許可の管理」により得られ、必要なら削除もできます。一度でもより強い権限のリンクを使用したユーザは、そのリンクが削除されるまで、別のリンクを使ってもその権限でアクセス可能となります。

SharePointでの共有

SharePointサイトのドキュメントライブラリを開けば、操作方法はTeamsのファイルタブでできることとほぼ同等です。

SharePointのサイトはSharePointトップページから検索できない場合があるようです。そのような場合はTeamsで目的のチームのいずれかのチャネルから、「ファイル」タブ→「⋯」→「SharePointで開く」により、ブラウザ内にSharePointのドキュメントライブラリを開くことができます。

ファイルアクセス権限の調整

SharePointおよびOneDriveに置かれているファイルやフォルダのアクセス権限は、デフォルトでそれぞれのドキュメントライブラリのトップフォルダの権限が継承されますが、任意のファイルやフォルダでその継承を中止して別の権限を定義することができます。

アイテム（ファイルやフォルダ）の「⋯」→「アクセス許可の管理（Manage access）」によりダイアログを開き、右下の「詳細設定（Advanced）」をクリックすると、そのアイテムの「権限」ページが開きます。権限を調整したい場合、上部に「権限の継承を中止（Stop Inheriting Permissions）」があればこれをクリックして独自の権限が設定できるようにする必要があります。

権限を調整したい相手が既にリストにある場合は、その左のチェックボックスにチェックを入れて、「ユーザー権限の編集」をクリックします。これにより現在のアクセス許可レベルを含む候補リストが出ますので、必要なレベルにチェックして「OK」としてください。「<グループ名> メンバー」がそのグループ（チーム）の一般メンバーを表します。「<グループ名> 閲覧者」は通常は該当者はいません。

権限を調整（付与）したい相手がリストにない場合は、「アクセス許可の付与（Grant Permissions）」をクリックして、ダイアログにより他グループ（のメンバー全員）または特定のユーザを追加できます。検索にはグループ名またはシステムIDを先頭から入力するのが確実です。氏名（の一部）では表示されないケースがあるほか、同姓同名の区別ができません。検索欄にCtrl+V等でペーストした場合はグループの検索はできずユーザのみが検索されるようなので注意してください（2023年4月現在）。「オプションの表示（SHOW OPTIONS）」により、通知の送信有無とアクセス許可レベルを選択できます。

既に作成した共有リンク（上記の「URLを用いた共有」）によりアクセス許可を得たユーザも一覧表示されていますが、これらについては権限の調整はできません。許可を取り消すにはリンクを削除する必要があります。